Packing List còn được gọi là phiếu đóng gói / bảng kê / phiếu chi tiết hàng hóa danh sách hàng là một trong những chứng từ không thể thiếu của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Trên packing list thể hiện rõ người bán đã bán những cái gì cho người mua, qua đó người mua có thể kiểm tra và đối chiếu lại xem có giống với đơn hàng đã đặt hay không.
Thông thường trên 1 phiếu đóng gói (packing list) chỉ thể hiện số lượng hàng, phương thức đóng hàng chứ không thể hiện giá trị của lô hàng Tuy nhiên một số (ít) dùng chung cả packing list và invoice.
Về cơ bản hiện nay trên thế giới và Việt Nam đang dùng 3 mẫu packing list, để nhận biết loại nào đơn giản bằng cách chúng ghi rất rõ tiêu đề, cụ thể như sau:
- Detailed packing list: Phiếu đóng gói chi tiết. Với dòng tiêu đề tương ứng là “Detailed packing list” loại packing list này nội dung rất chi tiết cho lô hàng, thường là người mua và người bán trực tiếp dùng loại này phổ biến.
- Neutrai packing list: Phiếu đóng gói trung lập, trên loại packing list này không thể hiện tên người bán.
Packing and Weight list: Phiếu đóng gói packing list kèm theo bảng kê trọng lượng
Một Packing List đầy đủ thường có các nội dung chính như sau:
- Tiêu đề trên cùng: Logo, tên, địa chỉ, tel, fax công ty
- Seller: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty bán hàng.
- Số và ngày Packing List:Số này khá quan trọng
- Buyer: Tên, địa chỉ, tel, fax công ty mua hàng.
- Ref no: Số tham chiếu. Đây có thể là số đơn hàng, hay ghi chú thêm về Notify Party
- Port of Loading: Cảng bốc hàng
- Port of Destination: Cảng đến
- Vessel Name: Tên tàu, số chuyến.
- ETD: Estimated Time Delivery – Ngày dự kiến tàu chạy.
- Product: Mô tả hàng hóa: Tên hàng, ký mã hiệu, mã HS…
- Quantity: Số lượng hàng theo đơn vị ở dưới
- Packing: Số lượng thùng, hộp, kiện đóng gói theo đơn vị
- NWT: Net weight – Trọng lượng tịnh (Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa)
- GWT: Gross weight – Trọng lượng tổng
- Remark: Những ghi chú thêm
- Xác nhận của bên bán hàng: Ký, đóng dấu.